Consejos para la actual crisis socio-sanitaria de 11 expertos en ONGs

Nueva entrega del Panel de Expertos en ONGs. Planteamos una pregunta semanal a los expertos (para no perdértelas, puedes seguirnos en Twitter).

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La pregunta que hemos planteado esta semana es:

¿Qué consejos darías a otras ONGs para la actual crisis?

Hay ciertos consejos en los que coinciden varios expertos:

• Mantener contacto muy cercano con donantes, patrocinadores, voluntarios… (clave para que mantengan su apoyo).
• Mejorar comunicación (aumentar transparencia, comunicar los puntos fuentes de la organización…)
• Trabajar en red (colaborar aún más con otras ONGs, empresas, agentes sociales…)
• Diversificar ingresos (aumentar autosuficiencia, disminuir dependencia de donaciones y ayudas públicas)
• Priorizar objetivos (intentar ser más eficientes ante la probable bajada de recursos, evaluar prioridades y reducir gastos prescindibles)
• Potenciar teletrabajo (no solo por la presencia del virus actual, sino por productividad)
• Potenciar digitalización de procesos internos (digitalizar no es solo tener una web y redes sociales)
• Flexibilidad (adaptar estrategias e incluso lanzar nuevas iniciativas como eventos virtuales, cursos online…)

Recogemos a continuación las respuestas completas de los 11 expertos, que mencionan muchos otros consejos útiles para ONGs:

• No centrarse sólo en aspectos económicos (ayudas, alimentación, hogar, suministros, juguetes…) sino también tener en cuenta la resocialización de la infancia y la atención a la vertiente emocional (bloqueos, ansiedades, incertidumbres, miedos…)
• No dar nada por sentado; muchas familias han puesto en juego una capacidad de resiliencia increíble que merece ser reconocida y que nos puede sorprender si ya las conocíamos de antes de la pandemia.
• Trabajar, ahora más que nunca, en red, compartiendo herramientas, proyectos, alternativas creativas… no sólo debemos sumar, sino multiplicar esfuerzos
• Reestructuración de la organización interna para optimizar los recursos y el tiempo (fomentando siempre que se pueda el teletrabajo, por ejemplo)
• Tener presente, ahora más que nunca, al resto de agentes sociales: escuela, servicios sociales, educadores de calle, monitores, asociaciones de ocio y tiempo libre, bibliotecas, centros cívicos… No sólo para la planificación de acciones concretas sino para la detección de necesidades y obtención de recursos

En las últimas semanas, ya hemos podido ver las consecuencias del COVID19 en muchas Organizaciones No Lucrativas, y por desgracia, en el caso de muchas de ellas, se puede resumir en una sola palabra: Cierre (cese de actividad permanente).

Los profesionales vinculados al ámbito de la consultoría y el asesoramiento tenemos un papel crucial en evitar que el tejido asociativo se difume, pues su papel en el periodo postCovid va a ser crucial, como lo fue después de la crisis financiera de 2008/2010.

Es difícil generalizar, pero aquellas entidades que trabajan por y para colectivos con riesgo de exclusión social serán el paracaídas de la Administración Pública, pero las propias entidades y la Administración tiene que actuar con agilidad para evitar que, en este periodo de transición antecrisis, muchas de ellas tengan que cerrar sus puertas por falta de recursos para mantener su actividad.

Es complejo condensar “recetas”, pero con carácter general, plantearía una reformulación de las propias entidades fomentando su adaptación a la nueva realidad socioeconómica que viviremos los próximos años.

1. Reformular el plan estratégico de acuerdo con la nueva coyuntura socioeconómica.

2. Adecuar sus recursos a la actividad, priorizando aquellos programas que se aproximen más a su misión.

3. Planificar el presupuesto, al menos a 2 años vista, de acuerdo con los cambios en nuestro plan estratégico.

4. Diseñar un nuevo plan de captación de fondos dirigido a potenciales colaboradores que se identifiquen con la actividad de la entidad, proponiendo un retorno de sus donaciones y/o patrocinios, de acuerdo con la demanda de dichos colaboradores (crear vínculo con una causa social).

5. Auditar el plan de gestión para obtener el máximo rendimiento de los recursos de la entidad, de acuerdo con la nueva realidad y objetivos.

6. Nuevos modelos de atención a usuarios y colectivos, mediante sistemas de cita previa y el uso de sistemas remotos de retransmisión audiovisual.

7. Aplicación y control riguroso de las normas de seguridad sanitaria en el centro de trabajo y con usuarios.

8. Comunicar con sinceridad, lo cual incrementa la credibilidad de la entidad, y fomentar la transparencia como una herramienta más para el conocimiento de la organización y para generar confianza en potenciales donantes/patrocinadores/partners.

9. Fomentar el trabajo en red con otras entidades, evitando el minifundismo propio de algunos ámbitos del tercer sector, con el fin de compartir y optimizar recursos en beneficio de objetivos comunes.

10. Fomentar la creencia tanto de cara a las administraciones públicas como a colaboradores privados, de que las entidades del tercer sector forman un tejido crucial en épocas de crisis socioeconómica, contribuyendo a la recuperación más rápida de los resortes sociales y económicos que sustenta una comunidad.

Es la crisis socioeconómica actual derivada de la pandemia del COVID-19  Afecta a todas las organizaciones. Las Entidades sin ánimo de Lucro, lejos de ser una excepción, es uno de los sectores que más afectados puede verse, ya que tendrán menos recursos y el número de usuarios que requieran de su labor será mayor. 

Para minimizar el impacto se necesita:

• Redifinir estrategias y procesos. La transformación digital real y efectiva, es un paso esencial.
• Fomentar el teletrabajo reduciendo los costes de la infraestructura. 
• Contar con un plan de recaudación de fondos que se adapte a la situación actual… Para ello, lo más adecuado es contar con servicios profesionales externalizados.
• Medir más que nunca los procesos y resultados demostrando la utilidad  y eficiencia ante patrocinadores, socios y donantes. 
• Ofrecer servicios únicos y de carácter innovador, que se adapten a nuestros usuarios. 
• Organizar eventos solidarios virtuales.  
• Incrementar la visibilidad de nuestra entidad tanto en medios digitales, impresos y audiovisuales. 

Ante esta situación de crisis, creo que es fundamental asegurar los procesos que se tengan dentro de cada ONG que permiten ser eficientes. Veo fundamental asegurar las acciones que tengamos en marcha y minimizar y diversificar los riesgos. En relación a la caída de ingresos debemos aprovechar las oportunidades que surjan pero siempre teniendo presente que ante una crisis el riesgo es mayor. Claves:

• Todos los procesos son fundamentales, hay que afianzar los procesos internos.
• Adaptabilidad: Ante una situación cambiante es fundamental tener las herramientas necesarias para poder adaptarse. Estar al tanto día a día nos puede permitir aprovechar una oportunidad.
• Ver una crisis como una oportunidad: una crisis nos puede permitir hacer una revisión de la estrategia tomada e innovar por acciones nuevas y salir de la zona de confort.

Esta crisis no será puntual y traerá consigo grandes transformaciones en la forma en la que trabajamos para lograr nuestra misión. El COVID-19 nos ha puesto frente al espejo en dos grandes temas que llevamos años arrastrando y que ahora tenemos la oportunidad de afrontar por pura necesidad: la transformación digital de las ONG y la priorización de nuestros objetivos.

Tenemos un sector poco ágil a la hora de abordar transformaciones importantes, ya sea por cultura organizativa, por escasez de recursos o por falta de conocimiento interno. Nos solemos quedar en la superficie de lo que supone digitalizar nuestras entidades. Acabamos hablando de web, redes sociales o pasarelas de pago para facilitar las donaciones, pero nos olvidamos que el verdadero salto adelante está en la digitalización de los procesos internos, desde la logística a la segmentación de nuestra base social o gestión del tiempo.

Este punto nos lleva al segundo, la priorización de los objetivos. Es muy importante que reduzcamos al máximo los esfuerzos que nos suponen ciertas operaciones a través de la digitalización para poder dedicarnos a nuestro core. Tenemos que volcar el conocimiento de nuestros equipos en la misión para la que trabajamos. Si no estamos bien posicionados y la gente no nos percibe como útiles, acabaremos desapareciendo.

Sin duda la excepcionalidad de la crisis, la incertidumbre de su evolución, temporalidad y soluciones hacen casi imposible dar consejos certeros y basados en indicadores, pero un básico que debería estar en el ADN de cualquier ONG en estos momentos, donde el trabajo propio de cada organización se confunde con las historias personales de cada una de las personas que la dan vida, es trabajar la MOTIVACIÓN de los trabajadores, voluntariado, personas socias y donantes para que se sientan acompañados por la entidad de la que se sienten parte.

La distancia física que toca imponer en nuestras actividades y eventos tendría que ser inversamente proporcional a las conversaciones o mensajes sin CTA que tengamos con compañeros, financiadores y simpatizantes en general. Toca pasar de captadores a dinamizadores y recoger este apoyo desinteresado a largo plazo.

Intentar pensar de forma positiva, aceptando la situación, para no bloquearnos. Adaptarse y enfocarse a las soluciones. Ser prudente pero no actuar desde el miedo. El miedo, pese a ser racional nos limita. Por el contrario, podemos desde el positivismo, aprovechar para acabar tareas que teníamos a medias, optimizar la organización, mejorar los protocolos de actuación si es necesario, y dar tiempo a pensar en aquellas ideas que quizás no hemos podido poner en marcha pero que pueden tener un nuevo enfoque.

También es un buen momento para estar más cerca de socios/donantes/contactos. Que sepan que estás. Sentirse de algún modo acompañados, poder dar mensajes positivos o de apoyo,  hará que nos perciban como personas más que como entidades. La reacción siempre es buena y agradecen que les hayas dedicado un mínimo tiempo.

Si tu causa tiene relación con el COVID o sanidad, aprovecha para pedir. Nunca vas a tener un marketing gratuito tan efectivo (dicho esto con todo el respeto que la situación merece). Si no se pueden organizar eventos presenciales, utilizar las herramientas on-line. Organizar sorteos, webinars, charlas con expertos, cursos on line…

Intenta seguir el plan de acción que tenías previsto, dentro de las posibilidades. Esto puede suponer adaptaciones rápidas y nuevas maneras de hacer. Es tiempo de flexibilidad, tanto mental como ejecutiva. Planifica y adecua tus estrategias para los próximos 6 meses. Habrá que reinventarse?

• Reduce gastos. Optimiza los presupuestos, mira con detalle en qué se gasta cada euro y actúa si alguno puede ser prescindible.
• Renegocia plazos de pago (si puedes) para poder mantener líquido en la entidad. En otros casos serás tú quien deba facilitar las cosas. Afecta a todos y todos debemos arrimar el hombro.
• Ir todos a una es fundamental para la supervivencia. Incluye a tu personal. Es uno de tus principales activos. La transparencia es básica en estos momentos, así como el apoyo personalizado. Compartir el nuevo plan de acción hará que se sientan incluidos y mantendrá la motivación.
• Adapta el trabajo según los puestos y si puedes facilitar el teletrabajo, puede ser de gran valor para mantener la seguridad, pero a la vez la conexión y la agilidad en el desarrollo.
• Cuida a las empresas donantes y aprovecha para encontrar nuevas sinergias con las RSC de las empresas. Manten tus contactos vivos. 
• Importantísimo la comunicación tanto interna como externa. Saber transmitir tus puntos fuertes como entidad y tus valores, tu trabajo y tus logros, en qué estas invirtiendo tiempo, dinero y energías. Ser cercano y, de nuevo, transparencia.
• Encontrar un ratito para dedicar a aquellos que forman parte de los pilares de nuestra vida fuera del trabajo: pareja, amigos, hijos, familia, …
• Y por último, un imprescindible: cuidarnos a nosotros mismos. Tiempos estresantes y la situación tan inusual como la actual,  en los que más que nunca debemos encontrar momentos para mimarnos y relajarnos, aunque sean sólo 15 minutos. Liberar mente nos ayudará a pensar con mayor claridad. 

Lo más importante es generar un pensamiento estratégico institucional, debemos ubicar fortalezas para explotarlas y poder monetizarlas, en nuestro caso el expertise de consejeros y personal operativo, para generar capacitaciones remotas a bajo costo (muchos donantes con bajas aportaciones) vía diplomados, seminarios, capacitaciones, conferencias y/o certificaciones en alianza con instituciones educativas o grupos empresariales.

La comunicación y difusión es fundamental también, generar estrategias, en nuestro caso, con jóvenes becarios y/o servicio social para abrir canales en plataformas como Youtube y Facebook. La idea acá es generar tráfico y difusión.

La búsqueda inmediata de autogenerar ingresos, dejar de depender de donativos, que por cierto cada día es más difícil obtenerlo, ya que por ejemplo en México, el gobierno ha cancelado los apoyos a organizaciones, han disminuido los fondos internacionales y los privados cada vez son más escasos.

El compromiso del consejo y los mismo beneficiarios debe estar presente también y sobre todo tener perfectamente claro…… Que esto también pasará!!

Las organizaciones del tercer sector necesitan, como todo el mundo, diversificar sus fuentes de ingresos y trabajar, dentro del ánimo no lucrativo, por su independencia financiera.

La crisis del COVID ha empeorado las situaciones de exclusión social y pobreza que ya existían y su papel ha demostrado ser muy importante.

Por ello, y para garantizar su viabilidad futura, es importante que las ONGs sean, de cara al futuro, lo más independientes posible de ciclos políticos y crisis económicas.

En el momento presente, mi consejo sería que buscasen alianzas con empresas privadas, muy volcadas actualmente en impulsar enfoques de RSC y de impacto social. Y que tratasen de diversificar sus proyectos, para dar prioridad a lo urgente, e incorporando nuevas actividades para poder seguir respondiendo a necesidades directas donde el formato online no es posible. 

Mi consejo iría por algunas cosas evidentes:

1) La crisis económica todavía no se está viendo, en septiembre va a ser muy fuerte.

2) Por tanto, mi consejo sería cuidar a nuestros donantes y patrocinadores para intentar que se mantengan en su apoyo. No vamos a crecer.

3) Los que en número más han sido solidarios en estos años, pasan a ser los que nos van a necesitar.

4) Todo lo que propongamos a posibles financiadores deberá ir en el sentido de resolverles un problema y de plantearles impactos claros y evidentes de su posible ayuda.

La actual crisis probablemente agrandará las diferencias entre las ONGs modernas y las más “tradicionales”. Las organizaciones modernas saldrán reforzadas, mientras que algunas tradicionales probablemente acaben cerrando.

La diferencia vendrá marcada por factores como:

• Si tu ONG es eficiente (si conseguís mucho con pocos recursos). Muchas organizaciones locales ancladas en sus costumbres tradicionales se verán superadas por organizaciones más modernas, grandes y eficientes con finalidades similares. Es algo similar a lo que ha pasado con Amazon vs. comercios locales.
• Si tu ONG aporta algo único a la sociedad (y lo comunicáis bien). Puede que tenga programas únicos, fuentes de financiación innovadoras (autogeneración de ingresos en vez de donaciones) o que simplemente sepan comunicar mejor por qué el potencial donante/voluntario debería dedicar su tiempo/dinero a esa organización en concreto. No bastará ser una más entre decenas de ONGs similares.
• Si tu ONG aprovecha a tope las nuevas tecnologías. No basta con tener una Web y ya decir que estamos digitalizados. Tu ONG parte en clara desventaja si no tenéis un buen CRM, ciertos procesos internos automatizados, buenas soluciones de teletrabajo (y gente que sea eficiente teletrabajando), una buena estrategia de comunicación online (haciendo buen uso de recursos como Google Ad Grants)…